Il Sindaco Daniele Ruscigno con Aurelia Casagrande, Archivista del Comune di Valsamoggia
Un investimento da oltre 500mila euro per digitalizzare lo storico delle pratiche edilizie (60mila pratiche per quasi 1km lineare di faldoni cartacei) attraverso la creazione di un portale telematico per l’accesso diretto.
L’obiettivo del progetto è automatizzare totalmente la richiesta e la consegna dei materiali richiesti, ottimizzando il lavoro e azzerando i tempi di accesso.
Il Comune di Valsamoggia conserva negli archivi decentrati presso i 5 Municipi di Bazzano, Castello di Serravalle, Crespellano, Monteveglio e Savigno, le pratiche edilizie fino al 2013. Dal 2014, anno in cui – per fusione dei cinque comuni – nasce il comune unico, le pratiche edilizie sono conservate presso la sede di Crespellano.
Con l’obiettivo di migliorare la risposta al cittadino, Valsamoggia ha quindi intrapreso un percorso di digitalizzazione completa delle pratiche edilizie giacenti in archivio, per rendere disponibili questi atti per via telematica attraverso la creazione di un portale dedicato.
Le pratiche edilizie da digitalizzare, che comprendono tutte le richieste/autorizzazioni associate a un immobile, sono circa 60mila: tutte in fila, raggiungono quasi il chilometro lineare di lunghezza.
Ogni pratica sarà integralmente scansionata e associata a metadati (tra cui numero e data di Protocollo generale, comune di provenienza, estremi catastali, via, numero civico ed eventuale numero civico interno, intestatario della pratica edilizia, tipologia di atto) per poter essere indicizzata e trovata con facilità al momento del bisogno.
Affinché il sistema sia il più flessibile possibile, i tecnici avranno accesso in ogni momento, in modalità di sola consultazione al software di archiviazione e indicizzazione delle pratiche edilizie predisposto dal concessionario e potranno effettuare inserimenti di documenti, ad esempio relativi a pratiche antecedenti all’anno di riferimento oggetto di scansione.
Una volta che l’archivio sarà operativo – si stima, dall’aggiudicazione, entro 6 mesi la prima fase – gli utenti, o i professionisti da loro incaricati, potranno accedere al portale dedicato con credenziali SPID/CIE/CNS e cercare o richiedere informazioni sugli atti a disposizione dell’immobile. La richiesta verrà automaticamente protocollata e potrà essere pagata attraverso il portale dei pagamenti attualmente già in uso che verrà integrato all’archivio digitale.
Un salto qualitativo notevole per il servizio, attualmente gestito direttamente da personale comunale su appuntamento o tramite accesso diretto, in cui i tempi medi di evasione delle richieste sono di 30 gg che però, ad esempio, con eventi straordinari come quello della cosiddetta operazione “superbonus 110%” che ha visto più che triplicare gli accessi (che sono passati dai 24 accessi al mese tra gennaio e agosto del 2020 a oltre 88 al mese tra settembre e febbraio 2021), era facile mettere in difficoltà. Infatti, l’eccesso di pratiche da processare ha reso necessario l’inserimento di personale dedicato e distaccato per poter espletare le richieste nei tempi di legge. La mole di lavoro, che ha già visto la consegna di oltre il 90% delle circa 700 pratiche pervenute, sta rientrando in questi giorni nella normalità.
“Digitalizzare l’archivio delle pratiche edilizie è un lavoro imponente – spiega il Sindaco di Valsamoggia Daniele Ruscigno – e infatti sono alcuni anni che stiamo lavorando al progetto, partito con il riordino e lo scarto degli archivi, con investimenti importanti sia in termini economici che in professionalità. Per questo voglio ringraziare tutti i tecnici e funzionari che ci hanno lavorato con un pensiero particolare ad Aurelia Casagrande, storica archivista del Comune, che con la sua passione e competenza ha dato un contributo fondamentale. Ora siamo pronti per la fase finale, che si inserisce nei progetti di digitalizzazione del Comune di Valsamoggia, che spesso è stato apripista a livello nazionale, come ad esempio nell’esperienza vissuta da pionieri con l’AppIO, divenuta famosa con l’operazione cashback, ma sui cui noi avevamo investito e reso disponibili già moltissimi servizi comunali, tra i primi comuni a livello italiano”.
“L’investimento è davvero importante – aggiunge Federica Govoni, Assessora all’Innovazione –, si parla di oltre 500mila euro, ma il valore del tempo risparmiato e della qualità del lavoro una volta che il sistema sarà a regime, è molto più alto quindi crediamo che sia il percorso giusto da fare in questo momento, pensando al futuro”.
Il Sindaco Daniele Ruscigno con Aurelia Casagrande, Archivista del Comune di Valsamoggia
